Quy cách đóng gói hàng may mặc: Những điểm cần thống nhất với xưởng
Khi đặt may hoặc nhập sỉ quần áo nam, hầu hết người mua dành nhiều thời gian cho vải, size, đường may mà bỏ qua khâu đóng gói. Đến lúc nhận hàng mới phát hiện túi bóng quá mỏng, hộp móp méo, thùng carton không đủ cứng để xếp pallet — và chi phí phát sinh lại rơi vào người đặt hàng. Quy cách đóng gói hàng may mặc cần được chốt bằng văn bản ngay từ lúc xác nhận đơn, không phải trao đổi miệng qua tin nhắn.
Vì sao quy cách đóng gói phải nằm trong hợp đồng gia công
Đóng gói là công đoạn cuối cùng trước khi hàng rời xưởng, nhưng lại quyết định trực tiếp đến tỷ lệ hàng lỗi khi đến tay người bán. Một chiếc áo sơ mi gấp đúng cách, kẹp đủ ghim, cho vào túi PE có nẹp giấy sẽ giữ phom tốt hơn hẳn so với việc nhét chung nhiều chiếc vào một túi lớn.
Với đơn gia công, xưởng thường có thói quen đóng gói theo cách riêng của họ. Nếu bạn không nêu rõ, rất dễ nhận về lô hàng bị lệch màu do các size xếp lẫn, hoặc túi bóng không dán nhãn khiến việc phân loại tại kho mất gấp đôi thời gian. Đây là lý do quy cách đóng gói nên được ghi thành phụ lục riêng, có ảnh mẫu kèm theo nếu cần.
Bạn có thể tham khảo thêm cách QV tiếp nhận yêu cầu đóng gói trong quy trình gia công để hình dung các bước xác nhận trước sản xuất.
Các lớp đóng gói cơ bản và tiêu chuẩn từng lớp
Một đơn hàng may mặc thường trải qua bốn lớp: gấp xếp, túi lẻ, túi trung, thùng carton. Mỗi lớp có thông số riêng cần chốt.
Lớp gấp xếp: Áo sơ mi, polo thường gấp theo khuôn cố định, có nẹp giấy hoặc bìa lót cổ. Quần âu, kaki gấp đôi theo chiều dọc, kẹp ghim ở cạp và gấu. Với áo khoác, blazer, cần treo trên móc hoặc gấp có đệm vai để tránh gãy phom.
Lớp túi lẻ: Túi PE hoặc túi zip tùy ngân sách. Độ dày túi thường tính bằng micron; túi quá mỏng sẽ rách khi vận chuyển đường dài. Trên túi lẻ nên có nhãn ghi mã hàng, size, màu — đây là điểm nhiều xưởng bỏ qua nếu không yêu cầu.
Lớp túi trung: Gom nhiều túi lẻ theo size hoặc theo màu. Số lượng mỗi túi trung cần thống nhất, ví dụ 5 chiếc hoặc 10 chiếc mỗi túi, để việc kiểm đếm tại kho không phải mở từng túi.
Lớp thùng carton: Đây là lớp chịu lực chính. Cần chốt loại carton 3 lớp hay 5 lớp, kích thước thùng, cách xếp áo trong thùng, và số lượng chiếc mỗi thùng.
Thông số cần ghi rõ trong bảng quy cách đóng gói
Một bảng quy cách đóng gói đầy đủ thường có các cột sau:
- Mã hàng và tên sản phẩm
- Cách gấp và phụ kiện kèm theo (ghim, nẹp, bìa lót)
- Loại túi lẻ, kích thước, độ dày
- Số chiếc mỗi túi trung
- Số túi trung mỗi thùng
- Tổng số chiếc mỗi thùng
- Loại carton, kích thước thùng, trọng lượng tối đa
- Nhãn dán trên thùng: mã hàng, size, màu, số lượng
- Ghi chú đặc biệt nếu có (ví dụ không gấp gãy ve cổ)
Bảng này nên được đính kèm hợp đồng và cả hai bên ký xác nhận. Khi có tranh chấp về hàng lỗi do đóng gói, đây là căn cứ rõ ràng nhất.
Những lỗi đóng gói thường gặp khiến hàng về bị trả lại
Lỗi phổ biến nhất là trộn size trong cùng một túi trung mà không dán nhãn. Người bán phải mở từng túi để phân loại, mất thời gian và dễ nhầm.
Lỗi thứ hai là dùng túi PE quá mỏng cho hàng đi xa. Túi rách dọc đường khiến áo bám bụi, thậm chí mất phụ kiện kèm theo.
Lỗi thứ ba là xếp quá nhiều chiếc vào một thùng carton mà không tính trọng lượng. Thùng quá nặng dễ bung đáy khi bốc xếp, hoặc vượt giới hạn chịu lực của pallet.
Lỗi thứ tư là không phân biệt màu khi đóng gói. Với các đơn nhiều màu, việc để lẫn màu trong cùng thùng gây khó khăn khi xuất hàng cho đại lý.
Cuối cùng là thiếu nhãn thùng. Một thùng không có nhãn mã hàng buộc kho phải mở ra kiểm tra, làm chậm toàn bộ quy trình nhập hàng.
Câu hỏi thường gặp về đóng gói khi đặt gia công
Có nên yêu cầu xưởng đóng gói theo mã vạch riêng của shop không?
Có, nếu shop đã có hệ thống quản lý kho. Bạn cần cung cấp file mã vạch và yêu cầu xưởng in dán đúng vị trí trên túi lẻ hoặc thùng. Chi phí in nhãn thường do bên đặt hàng chịu, nhưng công dán có thể thương lượng đưa vào đơn giá gia công. Điều quan trọng là phải chốt trước, vì nhiều xưởng không có sẵn máy in nhãn.
Đóng gói có ảnh hưởng đến giá gia công không?
Có. Đóng gói cầu kỳ hơn tiêu chuẩn — ví dụ gấp có nẹp giấy từng chiếc, dán nhãn riêng, đóng túi zip thay túi PE — sẽ phát sinh nhân công. Mức phát sinh tùy từng xưởng và tùy độ phức tạp, nên cần hỏi rõ khi báo giá thay vì giả định là miễn phí. Với đơn bán buôn, quy cách đóng gói càng cần chốt sớm vì liên quan đến cách phân phối cho nhiều điểm bán.
Cách kiểm tra đóng gói trước khi nghiệm thu
Trước khi xưởng đóng thùng toàn bộ lô, bạn nên yêu cầu gửi ảnh hoặc video mẫu đóng gói của một vài chiếc. Kiểm tra các điểm: nếp gấp có đúng khuôn, nhãn có đủ thông tin, túi có đúng độ dày đã chốt, thùng có đúng loại carton.
Nếu có điều kiện, nên có mặt tại xưởng trong ngày đóng gói lô đầu để duyệt trực tiếp. Sau khi duyệt, quy cách đó được áp dụng cho toàn bộ đơn. Với các đơn hàng lớn hoặc nhiều đợt giao, việc duyệt mẫu đóng gói trước giúp tránh tình trạng lô sau làm khác lô đầu.
Khi cần trao đổi cụ thể về quy cách đóng gói cho đơn hàng của bạn, có thể liên hệ để được hướng dẫn chi tiết theo từng loại sản phẩm.